Cómo implementar la factura electrónica en mi negocio?

Seguramente has visto que algunos negocios ya emiten factura electrónica. Si te has preguntado que debes hacer para utilizar la factura electrónica en tu negocio, o si te conviene o no? Aquí te compartimos cuatro consideraciones importantes.

 

1. Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento legalmente válido que sustituye a la factura impresa. En Guatemala la factura electrónica está regida por el decreto SAT 024-2007 Régimen de Factura Electrónica y el decreto SAT 08-2011 Modificaciones al Régimen de Factura Electrónica.  Las superintendencias de administración tributaria en países como México y Panamá también permiten la facturación electrónica. La factura electrónica puede ser útil para negocios negocios pequeños, medianos y grandes interesados en reducir tiempos y costos en su operación.

El beneficio principal de la factura electrónica es que permite a tu empresa poder facturar y enviar por correo electrónico la factura al cliente. Esto representa una reducción de costos pues ya no es necesario imprimir la factura y hacer una entrega física de la misma. Por ejemplo, puedes hacer una venta por teléfono y generar vía electrónica la factura al cliente. Si tomas en cuenta el tiempo que llevaría imprimir la factura y hacer una visita solamente para entregar la factura personalmente, el ahorro de tiempo y costos de entrega es considerable.

2. ¿Cuáles son los pasos para implementar la factura electrónica?

Para implementar la factura electrónica hay que hacer varios pasos y estos dependen de cada país, aunque el procedimiento es muy similar. En Guatemala, debes hacer lo siguiente.

  1. Seleccionar una empresa autorizada para generar la factura electrónica (GFACE).
  2. Firmar un contrato con el GFACE seleccionado
  3. Hacer pruebas de impresión y envío de facturas electrónicas
  4. Integrar la facturación electrónica con tu sistema informático de facturación y ventas

3. Selección de un emisor de factura electrónica, o GFACE

Los GFACE son empresas autorizadas por la SAT para generar facturas electrónicas. Estas son responsables del almacenamiento de tus facturas y del envío de las mismas a la SAT y también al cliente a través de un correo electrónico en formato PDF.  Prácticamente son un intermediario entre tu negocio y la SAT. Y por ello, te cobran un valor por cada factura emitida que varía desde Q0.35 pero puede llegar a Q 1.00 o más por factura, dependiendo del GFACE.

En Guatemala existen varios GFACE incluyendo Guatefacturas, Infile y COINSA, entre otros. Puedes consutar el listado completo de GFACEs autorizados en el portal de la SAT haciendo click aquí.  La selección del GFACE es importante porque prácticamente te casarás con esta empresa y esa relación puede ser buena o mala. Además, debes firmar un contrato con el GFACE el cual establece un montón de cláusulas que recomendamos leas a detalle.

En la búsqueda del GFACE ideal hemos visto que algunas de estas empresas no están interesadas en las PYMEs, posiblemente porque consideran que el volumen de facturación de una PYME es bajo. Por ejemplo, contactamos a Guatefacturas e Infile en varias oportunidades y no obtuvimos respuestas de ellos, incluso en el caso de Infile les visitamos en sus oficinas, pero nunca nos presentaron una propuesta. Estas empresas generalmente trabajan con las pocas empresas grandes de Guatemala y podrían no estar interesadas en las PYMEs.  Por otro lado, la empresa COINSA, parte banco GyT Continental tuvo más apertura y disposición a proveer el servicio de factura electrónica. Su servicio al cliente es muy bueno. Además, los costos por factura con COINSA son accesibles para una PYME,  a razón de Q.0.35  por factura más un pago de Q254.00 por servicios por la firma del contrato de prestación de servicios.  Otra consideración muy importante en la selección del GFACE es la integración de este con tu sistema informático actual.

4. Integración del GFACE con tu sistema informático de facturación

Un factor clave en la implementación de la factura electrónica es el tiempo que te llevará generar la factura. En este sentido, dependerás totalmente de la plataforma del GFACE para imprimir tus facturas. Algunas de estas plataformas no son amigables y corres el riesgo de invertir de 3 a 8 minutos en imprimir una simple factura. Además, para sacar tus estadísticas de ventas, control de inventarios, libro de ventas, tendrás que ingresar las facturas en Excel o manualmente en tu sistema informático actual. Por lo que en lugar de ganar tiempo y reducir costos, podrías perderlo.

Para solucionar lo anterior te recomendamos buscar un sistema informático de facturación que se integre de manera automática con el GFACE. De esta manera, será tu sistema informático quien internamente se conectará con el GFACE para la emisión de la factura, reduciendo el tiempo de varios minutos a unos pocos segundos. La ventaja de contar con un sistema informático propio es que la facturación electrónica será automática y no necesitarás ingresar datos en la plataforma del GFACE. A continuación, ilustramos este punto.

Si no cuentas con un Sistema Informático propio, te tocará ingresar los datos del cliente y los productos o servicios de manera manual en la plataforma proporcionada por el GFACE. El GFACE emitirá la factura electrónica con la información que tú ingreses. Si deseas 20 facturas, necesitarás hacer este proceso 20 veces. Esto puede llevar de 3 a 8 minutos por factura.  También debes considerar tiempo adicional para registrar la transacción en Excel o tu base de datos para registro de ventas, control de inventarios, cuentas por cobrar, etc.

Ejemplo de Plataforma proporcionada por el GFACE

 

Si cuentas con un Sistema Informático propio, como el Sistema de Gestión Empresarial SmartPYME 2.0, será este programa el que se encargará de comunicarse con el GFACE de manera automática para la generación de tus facturas. Esto solo lleva unos segundos por factura. Además, el SmartPYME 2.0 automáticamente te genera estadísticas de ventas, rebaja el inventario y crea la cuenta por cobrar. En conclusión, si realmente deseas ahorrar tiempo y reducir costos, deberás implementar la factura electrónica a través de tu GFACE e integrarla con tu Sistema de Gestión Empresarial.

Sistema de Gestión Empresarial SmartPYME 2.0

 

Para mayor información y asesoría para la implementación de la factura electrónica comunícate con nosotros.

 

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