Seguramente ha escuchado la historia de algún amigo o socio de negocios a quien alguien le vendió un sistema de bajo precio y luego desapareció. O tal vez la historia del informático que fue despedido y se llevó la base de datos de la empresa? Estas historias son muy comunes y representan pérdida de tiempo y dinero para los negocios.
El costo de seleccionar un mal sistema no radica únicamente en la inversión inicial, sino en el tiempo perdido, riegos informáticos y la pérdida de productividad del negocio.
El alto costo de un mal sistema
En un ambiente de negocios cada vez más competitivo, las empresas requieren sistemas informáticos que les ayuden a organizar su negocio y controlar de manera eficiente la administración del mismo. Para ello, cada vez más empresas buscan una solución mágica y se aventuran a tierras desconocidas.
La tecnología avanza rápidamente y las ofertas de soluciones son abundantes lo cual dificulta una toma de decisiones acertada al seleccionar un sistema informático de administración de negocios. Muchas veces la decisión de compra se toma en base al precio lo cual puede ser un error de alto costo para el negocio. En Guatemala, República Dominicana y otras partes de América Latina se escucha mucho del Software Contable MONICA. Casi todas las historias son de empresarios que adquirieron el software porque alguien les dijo que era una buena solución, les vendió el programa por US$100 ó US$500 y luego desapareció dejándoles un serio problema. La razón? El software era ilegal o no cumplió los requerimientos del cliente en cuanto a funcionalidad y necesidades del negocio.
Existen otras soluciones empaquetadas como el ASPEL-SAE que proveen bastante funcionalidad pero representan serias limitantes al momento que el cliente desea salirse de la caja. Por otro lado, ahora están de moda soluciones basadas en la nube donde el cliente no es dueño de sus datos y por consiguiente corre el riesgo de perder su activo más valioso, su información. Por lo tanto, el costo de seleccionar un mal sistema no radica únicamente en la inversión inicial, sino que debe considerarse el tiempo perdido por el negocio en ingresar toda la información a la base de datos, los atrasos causados en la productividad y el costo de migrar hacia otro sistema.
Cómo seleccionar un software para PYMEs?
La opción tradicional de conseguir tres cotizaciones y tomar una decisión basado en ello no funciona. Es importante mencionar que no estamos comprando un televisor o una lavadora, donde la diferencia podría ser un puerto HDMI adicional o un ciclo de lavado más rápido. Al seleccionar un sistema la empresa tomará una decisión importante que afectará los cimientos de su negocio. Es una herramienta que se utilizará en el día a día. Por lo que el proceso debería asemejarse más a la contratación de un recurso humano clave para la organización.
Busque una herramienta donde el proveedor de la solución informática esté dispuesto a conocer su negocio, acompañarlo en su aventura de negocios y en base a esto proponerle una solución. El software deberá adaptarse a su negocio y no su negocio al software. Si le proponen una solución mágica, dude, ésta no existe. Se recomienda buscar un proveedor de software dispuesto a darle acompañamiento contínuo para garantizar que su negocio utilice exitosamente el programa. Es importante saber que usted cuenta con soporte técnico y administrativo cuando sea necesario. Se recomienda buscar un software que crezca a medida que su negocio lo hace. En otras palabras, es mejor una solución a la que se pueden hacer cambios a la medida, a diferencia de un software cerrado. Finalmente, trabaje con alguien de confianza ya que tendrá acceso a información confidencial de su negocio. Estas son las claves para seleccionar un programa informático para para la administración de su negocio.