Cómo implementar la factura electrónica en mi negocio?

Seguramente has visto que ahora muchos negocios ya emiten factura electrónica. Si te has preguntado que debes hacer para utilizar la factura electrónica en tu negocio, o si te conviene o no? Aquí te compartimos lo que debes hacer y te damos algunos tips importantes.

1. Qué es la factura electrónica en línea (FEL)?

La factura electrónica es un documento legalmente válido que sustituye a la factura impresa. En Guatemala la factura electrónica está regida por el decreto  número SAT-13-2018. En Panamá, la Dirección General de Ingresos reglamenta la emisión de factura electrónica a través del Decreto Ejecutivo No. 25 del 27 de junio de 2022. Estos acuerdos detallan el modelo operativo y las normas aplicables a la factura electrónica en línea para Guatemala y Panamá que comprenden la emisión, transmisión certificación y conservación por medios electrónicos de facturas, notas de crédito y débito, recibos y otros documentos autorizados por la SAT y la DGI. Esta modalidad se  denomina Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) o Régimen FEL en Guatemala. A continuación te explicamos los detalles de manera sencilla.

Además de Guatemala, las superintendencias de administración tributaria en países como México, Panamá y Colombia también permiten la facturación electrónica. Nuestra plataforma SmartPYME 3.1 puede emitir facturas electrónicas para Guatemala y Panamá. La factura electrónica es muy útil para negocios pequeños, medianos y grandes interesados en reducir tiempos y costos en su operación.

El beneficio principal de la factura electrónica es que permite a tu empresa poder facturar y enviar por correo electrónico la factura al cliente. Esto representa una reducción de costos pues ya no es necesario imprimir la factura y hacer una entrega física de la misma. Por ejemplo, puedes hacer una venta por teléfono y generar vía electrónica la factura al cliente. Si tomas en cuenta el tiempo que llevaría imprimir la factura y hacer una visita solamente para entregar la factura personalmente, el ahorro de tiempo y costos de entrega es considerable, sin contar los beneficios de no exponerte por el COVID-19.

2. ¿Cuáles son los pasos para implementar la factura electrónica?

Para implementar la factura electrónica hay que hacer varios pasos y estos dependen de cada país, aunque el procedimiento es muy similar. En Guatemala y Panamá debes hacer lo siguiente.

1. Seleccionar una empresa autorizada para certificar la factura electrónica. A estas empresas se les conoce como Certificador DTE en Guatemala y Proveedores Autorizados Calificados (PAC).
2. Firmar un contrato con el Certificador DTE o PAC seleccionado
3. Habilitarse como emisor de Factura Electrónica en la Agencia Virtual de SAT en Guatemala o la DGI en Panamá. Vea a continuación el video – ¿Cómo me habilito? para Guatemala
4. Hacer pruebas de impresión y envío de facturas electrónicas
5. Integrar la facturación electrónica con tu sistema informático de Facturación y Ventas como el Sistema de Gestion Empresarial SmartPYME 3.1 (Clic para mayor información)

Nota Importante: Según el decreto SAT-13-2018, la SAT funciona como Certificación DTE y provee una aplicación web gratuita,  por lo que podrías saltarte la firma de un contrato con el Certificador DTE. 

Los Certificadores DTE y los PAC son empresas autorizadas por la SAT o DGI para encargarse de la certificación de los Documentos Tributarios Electrónicos de los emisores (tu empresa) para que no presenten errores en la validación. Las empresas Certificadoras DTE y los PAC son responsables del envío de la validación a la SAT y DGI, y también al cliente a través de un correo electrónico en formato PDF y XML.  Prácticamente son un intermediario entre tu negocio y la organización encargada de recaudar los impuestos. Y por ello, el certificador te cobra un valor por cada factura emitida que varía desde Q0.50 hasta Q 3.00 ó más por factura para Guatemala, dependiendo del Certificador y de la cantidad de facturas que emitas.

En Guatemala y Panamá existen varios Certificadores DTE/PAC. Puedes consultar el listado completo de Certificadores autorizados DTE para Guatemala aquí y PAC para Panamá aquí.  La selección del Certificador es importante porque prácticamente te casarás con esta empresa y esa relación puede ser buena o mala. Además, debes firmar un contrato con el certificador el cual establece un montón de cláusulas que recomendamos leas a detalle.

Otra consideración muy importante en la selección del Certificador DTE/PAC es la integración de este con tu sistema informático actual.

3. Integración del Certificador DTE / PAC con tu sistema informático de facturación

Un factor clave en la implementación de la factura electrónica es el tiempo que te llevará generar la factura. En este sentido, dependerás totalmente de la plataforma del Certificador DTE / PAC para emitir tus facturas, notas de crédito y otros documentos fiscales. Algunas de estas plataformas no son amigables y corres el riesgo de invertir de 3 a 8 minutos en generar una simple factura electrónica. Además, para sacar tus estadísticas de ventas, control de inventarios, libro de ventas, tendrás que ingresar las facturas en Excel o manualmente o en tu sistema informático actual. Por lo que en lugar de ganar tiempo y reducir costos, podrías perder tiempo.

Sin un sistema informático integrado con el Certificador DTE / PAC, para sacar tus estadísticas de ventas, control de inventarios, libro de ventas, tendrás que ingresar las facturas en Excel o manualmente en tu sistema informático actual. Por lo que en lugar de ganar tiempo y reducir costos, podrías perder tiempo.

La solución a lo anterior es buscar un sistema informático de facturación que se integre de manera automática con el Certificador DTE / PAC. De esta manera, será tu sistema informático quien internamente se conectará con el Certificador DTE / PAC para la emisión de la factura, reduciendo el tiempo de varios minutos a unos pocos segundos. La ventaja de contar con un sistema informático propio es que la facturación electrónica será automática y no necesitarás ingresar datos en la plataforma del Certificador. Te presentamos el Sistema de Gestión Empresarial SmartPYME 3.1 que ofrece esta funcionalidad, entre muchos otros beneficios.

Por otro lado, si no cuentas con un Sistema Informático propio, te tocará ingresar los datos del cliente y los productos o servicios de manera manual en la plataforma proporcionada por el Certificador DTE / PAC. El Certificador emitirá la factura electrónica con la información que tú ingreses. Si deseas 20 facturas, necesitarás hacer este proceso 20 veces. Esto puede llevar de 3 a 8 minutos por factura.  También debes considerar tiempo adicional para registrar la transacción en Excel o tu base de datos para registro de ventas, control de inventarios, cuentas por cobrar, etc.

Si cuentas con un Sistema Informático propio, como el Sistema de Gestión Empresarial SmartPYME 3.1, será este programa el que se encargará de comunicarse con el Certificador DTE / PAC de manera automática para la generación de tus facturas. Esto solo lleva unos segundos por factura. Además, el SmartPYME 3.1 automáticamente te genera estadísticas de ventas, rebaja el inventario y crea la cuenta por cobrar. En conclusión, si realmente deseas ahorrar tiempo y reducir costos, deberás implementar la factura electrónica a través de tu Certificador e integrarla con tu Sistema de Gestión Empresarial como SmartPYME 3.1.

Para mayor información y asesoría para la implementación de la factura electrónica comunícate con nosotros.

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